EL
ANÁLISIS DOCUMENTAL[1]
1. Resumen
2. Análisis Documental
3. Fases del Análisis Documental
4. Recuperación de Información
5. Bibliografía
Las
experiencias del trabajo institucional o corporativo fundamentan la
importancia del procesamiento técnico de
la información para garantizar el funcionamiento los sistemas, servicios
y procesos de organización, explotación y recuperación de
información, ya que éstos se encuentran indisolublemente ligados.
La
presentación de la información bajo un formato normalizado, el análisis de
contenidos sobre técnicas estandarizadas
internacionalmente, los sistemas de clasificación acordes con las
necesidades de los usuarios que van a hacer uso de la información ya procesada,
son responsabilidades profesionales de los analistas o especialistas de
información.
Estas
actividades tradicionales en la actividad de las bibliotecas se han enriquecido
con el desarrollo de
la tecnología y han
sufrido cambios, pero la esencia sigue siendo la misma: la catalogación, la
clasificación, los encabezamientos de materia, los
descriptores, el análisis y resumen de contenidos, el conocimiento del
usuario y sus necesidades, siguen siendo las tareas fundamentales para lograr
el funcionamiento de los servicios de información y la confección de productos informativos
que satisfagan las necesidades de los usuarios que son cada vez más numerosos,
junto al incremento significativo del volumen de información que puebla el
ciberespacio.
2. Análisis
Documental
Es la
operación consistente en seleccionar las ideas informativamente relevantes de
un documento, a fin de expresar su contenido sin ambigüedades para recuperar la
información en él contenida.
Esta
representación puede ser utilizada para identificar el documento, para procurar
los puntos de acceso en la búsqueda de documentos, para
indicar su contenido o para servir de sustituto del documento. El análisis
puede tomar la forma de un sumario, un resumen, un índice alfabético de
materias o códigos sistemáticos, etcétera.
El análisis
documental cubre técnicas tradicionales de bibliotecas, tales como
catalogación, indización, clasificación y resumen, además de técnicas
informáticas como la indización automática y la recuperación de la información
almacenada en ordenadores mediante el lenguaje natural.
Este
análisis se realiza persiguiendo un fin práctico: recuperar la información que
no es una tarea simplemente rutinaria, ni tan sencilla como resulta al parecer
para algunos usuarios que desconocen cuanto trabajo previo ha habido que
realizar para que la persona o la organización obtenga la documentación que
necesita.
3.1. Análisis
formal
Es aquel que
reúne en si todos los elementos objetivos posibles del
documento: tipo, autor, título, editorial, fecha, número de páginas, idioma
original, etcétera.
Comprende un
análisis externo del documento que extrae aquellos datos que lo
distinguen típicamente de los demás. La descripción o informe que se genera con
el análisis de contenido, revelará características peculiares, en dependencia de la tipicidad del documento.
En esta fase, se logra identificar y controlar los
documentos mediante su selección y clasificación en una colección determinada.
Se realiza en dos operaciones procesales
básicas: catalogación y descripción documentales.
La
catalogación pretende establecer la lista
de documentos que componen una colección. Es decir, se considera aquí un
instrumento de comunicación entre
la colección y los usuarios, por lo que la catalogación se ocupa de diseñar las formas de acceso o puntos de entrada
para los documentos asignados por
clasificación previa a una dimensión espacial o virtual de la institución u
órgano correspondiente. Otra función que cumplen es facilitar la importante
tarea de recuperación de información por causales tales como: pérdida,
deterioro, adulteración, extinción física (incendio, accidente, sustracción),
otras.
La descripción documental es la operación por la cual se expone
el contenido del documento, en función de sus
características formales y externas,
como el autor, el título, el lugar de edición, el editor,
el año de publicación, las características físicas, etc.
Se trata de
una operación que debe estar sujeta a normas estrictas de la más
amplia extensión posible con el objeto de que los registros resultantes
puedan ser manejados por los usuarios.
Las normas
de catalogación más extendidas son las ISBD (International Standard
Bibliographic Description) y las Normas de Catalogación Angloamericanas, entre
ellas las normas de la Asociación de Psicología Americana (APA).[2]
El análisis
de contenido es aquella operación de rango intelectual, casi
automática para el profesional avezado, según la cual se describe aquello de lo
cual trata el documento y cuyos productos resultantes son: la
clasificación, la indización y la condensación (reseña, resumen,
informe ejecutivo o síntesis).
La indización tiene
el propósito de representar el contenido del documento y tiene dos componentes:
analizar el contenido para seleccionar los conceptos que pueden representar el
contenido y la traducción de
estos contenidos al lenguaje documental
utilizado por el sistema.
Este proceso
se ha realizado de forma automática, pero no se pueden lograr los mismos
resultados en la localización de la información que cuando lo realiza un
bibliotecario, pues esta tarea requiere de un proceso intelectual y de análisis
que no puede ser logrado por la computadora convencional.
La
indización y la condensación se diferencian en cuanto al lenguaje utilizado. En
la condensación se emplea el lenguaje natural, es decir, aquél
en el que está escrito el documento resumido pues consiste en la contracción de las
ideas expuestas en el contenido del cual trata el documento. Ello, permite al
usuario identificar si el texto del
documento va contener la información que necesita sin obligarse a leerlo con
mayor inversión de tiempo o de forma completa.
En la
indización se trabaja generalmente con el lenguaje documental, que es un
lenguaje artificial, creado con el objeto de traducir la información contenida
en los documentos, haciéndola más accesible y recuperable por diferentes
personas, este lenguaje no debe tener ambigüedades.
Los términos
con los que se ha indizado el documento deben ser los mismos que se usen cuando
se pregunte a los sistemas para recuperar la información.
Cuando se va
a realizar una búsqueda en una base de datos es
necesario revisar las herramientas lingüísticas
de la misma, en este caso las bases ofrecen
mayoritariamente acceso a sus índices de descriptores de esta forma podemos
traducir el lenguaje del usuario al de la base de datos. En muchos casos los
usuarios desconocen la forma en que se conoce en el universo de la
información el tema sobre el que investiga y con la ayuda de esta listado de
términos logramos llegar al que se necesita para hacer una recuperación
verdaderamente efectiva.
Con este
proceso además de darle lo que necesita le hemos aportado un conocimiento más
sobre el tema para continuar la localización de la información.
La
clasificación es un conjunto ordenado de conceptos que se presentan
distribuidos sistemáticamente en clases conformando una estructura. La organización sistemática
de los libros y de
cualquier tipo de documento en los estantes o en los índices y catálogos ha
sido una de las formas más útiles para los lectores que buscan una información
definida. Este principio que se ha mantenido en Internet apareciendo en los
portales que, efectivamente, clasifican sitios web en sus
directorios. La clasificación representa el documento y la rama del
conocimiento a la que pertenece esta materia o sea la clasificación permite
ordenar el conocimiento función importantísima para la recuperación de la
información. Las clasificaciones más extendidas en el mundo son la CDU
(Clasificación Decimal Universal), la Clasificación Decimal Dewey y la LCC
(Clasificación de la Biblioteca del
Congreso de Washington)
El análisis
documental implica el conocimiento del
documento, el análisis, la síntesis, representación y recuperación.
Del análisis
documental se derivan productos informativos con son las bases de datos
bibliográficas que contienen un gran número de registros y permiten la
recuperación de información de forma muy rápida y eficiente y nos conducen a
las páginas de las fuentes primarias
que contienen el texto completo.
El
término recuperación de información surge
con la introducción de la Ciencia de la
Información que integra la teoría y el
proceso de trabajo práctico documental con otras ciencias como
la cibernética la informática y la
comunicación.
Para la
realización de esta tarea es necesario contar con un personal altamente
capacitado en el uso de los sistemas de recuperación de información para que
los usuarios queden plenamente satisfechos en su búsqueda.
En la
actualidad, con el surgimiento de INTERNET se enfrenta un gran problema para
efectuar la recuperación de la información y no es más que el resultado de la
falta de un procesamiento previo de la información disponible, además de que
esta es una herramienta de comunicación muy dinámica,
constantemente aparecen nuevos sitios, nuevos buscadores, muchas
veces especializados por temáticas.
Se considera
que de la recuperación a través de Internet, hay que detenerse pues navegar,
usar correo electrónico puede hacerlo cualquiera, pero recuperar información
de claridad y
pertinente al usuario no lo puede hacer cualquiera. Pienso que hay que tener
experiencia, hay que ir al detalle cada vez que nos aparece un nuevo buscador,
hay que crear favoritos que se conviertan en verdaderos directorios temáticos,
para acceder a las revistas a texto completo, a las bases de datos online,
sobre todo esto es importante para aquellos que no tienen recursos para
suscribirse a bases de datos.
La tareas de
organización y recuperación son actividades conscientes por lo que cada vez es más
importante la presencia del trabajador de la información no solo dentro de la
biblioteca, sino también durante el diseño de los
sitios web y en las empresas para
apoyar la toma de decisiones adecuadas, pues la información se ha convertido en
un recurso propio de cualquier organización y se hacen continuas referencias
al valor de
la gestión de
información como factor crítico del éxito.
En las empresas o instituciones es
frecuente encontrar documentación variada y muchas veces de carácter confidencial,
por lo que la recuperación de este tipo de fuentes documentales es una tarea
que va más allá de las actividades propias de los archiveros y documentalistas
y se convierte más bien un trabajo de detectives y recopiladores de documentos.
Además de recopilar la información, es necesario crear formatos adecuados para
la organización en
cuestión, que permitan organizar y actualizar los datos, así como recuperarlos
en el momento que sea preciso para facilitar la toma de decisiones por los
órganos o cargos ejecutivos.
Dentro del
ciclo de la información, el análisis documental está indisolublemente ligado a
la búsqueda y recuperación de la información. Para lograr ofrecer un servicio o
un producto informativo
de calidad es necesario haber cumplido estas etapas con el rigor, la calidad,
exhaustividad y profundidad necesarios. No debe verse jamás el servicio y
recuperación como algo independiente del procesamiento.
Como plantea
Dolores Vizcaya en su libro Información
Procesamiento de Contenido, "ha llegado la hora de tomar conciencia de que
muy poco podrá hacerse en gerencia, marketing o reingeniería de la
actividad de información, si no se cuenta con una sólida preparación en el
llamado procesamiento de la información, que permita crear, utilizar y
desarrollar estructuras lingüísticas
capaces de soportar, con las características propias que esta actividad demanda, el caudal
de información con el que obligadamente tiene que trabajar una pequeña
biblioteca como la del municipio más pequeño de cualquier país o una gran
empresa como cualquier empresa transnacional".
Los
especialistas del área deben meditar sobre estas cuestiones porque es usual que
muchos apasionados con la automatización y las
nuevas tecnologías, se alejen de las tareas de procesamiento y se preocupen por
utilizar las herramientas lingüísticas inclusive durante el uso y explotación
de las bases de datos.
En otras
ocasiones, ignoran la existencia de sus índices (o indicativos) haciendo las
más disímiles combinaciones de palabras, trabajo que pudiera evitarse.
Es necesario
estudiar las necesidades de los usuarios de la información (interna o des
servicio al cliente externo) para que estos estén representados en los sistemas
de recuperación de información y en los lenguajes documentales porque es en
función de satisfacer sus demandas informativas que trabajamos.
Delgado
Domínguez, Adelaida. Contenidos [en
línea]. [Islas Baleares]: Universidad de
Islas Baleares.< http://dmi.uib.es/people/adelaida/tice/M2cont.html>
[Consulta: 5 enero 2001]
Del Valle
Gastaminza, Félix. Análisis Documental
[en línea]. [Madrid]:
Universidad Complutense de Madrid, Curso 2000-2001. <www.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle.htm>
[Consulta: 7 enero 2001]
García
Gutiérrez, Antonio. Elementos de lingüistica en
sistemas de información y documentación [en línea] Revista Latina
de Comunicación Social número 7, de julio de 1998; La Laguna (Tenerife). <http://www.lazarillo.com/latina/a/66ant.htm> [Consulta:
7 enero 2001]
López
Carreño, Rosana. El tesauro como
herramienta en la optimización de la gestión de la documentación administrativa
[en línea]. [España]:
Universidad de Murcia.<http://www.um.es/~gliweb>[Consulta:
7 enero 2001]
Jiménez
Rodríguez, José E. Consideraciones sobre
la indización en las bibliotecas universitarias españolas. [en línea]
[España]: Universidad del País Vazco <http://www.florida-uni.es/~fesabid98/Comunicaciones/j
elias.htm> [Consulta: 21 enero 2001]
Vizcaya,
Dolores. Información: Procesamiento de
Contenido. Argentina: Paradigma Ediciones,
1997. p.187.
[1] Lic.
Isabel A. Solís Hernández. Licenciada en Información Científico Técnica y Bibliotecología, graduada en la Universidad de La Habana.
Especialista en Información de la Biblioteca Nacional de Ciencia y Técnica, del IDICT.
[2] Caso aparte
merece la estimación de estas normas para el registro de fuentes de información
por cuanto no es la Asociación de Psicología Americana, no es la autoridad
académica competente en la materia en idioma español.
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